Uitstelgedrag: Wat is het en hoe pak je het aan? (5 tips)

Het is weer maandagochtend 7:30. De week begint weer. Als ondernemer barst je (al zij het misschien na een eerste bak koffie) weer van de energie! Een nieuwe week vol met kansen om nieuwe klanten aan te trekken, nieuwe strategieën te bedenken en orders te versturen.


En hoewel je weer zin hebt in deze nieuwe week, knaagt er direct al iets aan je: je moet iets doen waar je tegenop ziet of gewoonweg geen zin in hebt. 

Hoe meer de dag (of week) vordert, hoe meer die ene taak begint te knagen. Een ontevreden klant die je moet spreken? Administratie waar je geen zin in hebt? 

Zo begint het uitstelgedrag. Je doet liever de andere dingen die je leuker vindt, of die meer geld opleveren als eerste. Terwijl je dat ene vervelende taakje steeds verder weg duwt. Maar toch: je moet het een keer doen!

Klinkt dit herkenbaar? Dan heb je last van uitstelgedrag! 

Wat is uitstelgedrag precies?

Uitstelgedrag is eigenlijk een vrij simpel fenomeen. Je stelt namelijk een bepaalde taak of activiteit uit. Soms totdat je het simpelweg niet meer kunt uitstellen. Maar soms ook totdat je het bent vergeten, of de deadline voorbij is. 

Uitstelgedrag komt letterlijk in alle vormen voor. Korte termijn, lange termijn. Voor iets wat veel tijd kost, of juist heel weinig. Privé, of juist zakelijk. Ik denk dat iedereen wel een van de onderstaande punten herkent:

  • Je moet eigenlijk gaan sporten, maar je zit nét lekker op de bank na je werk. Je zegt tegen jezelf: morgen ga ik! Maar morgen gebeurt hetzelfde. En de dag daarna ook…
  • Het is het begin van de maand en dus moet je de resultaten van vorige maand gaan analyseren. Ontzettend belangrijke data, maar ook altijd iets wat zoveel tijd kost… en laat je die tijd nou net nodig hebben vandaag.
  • Of je administratie. Ook zoiets belangrijks, maar vaak heb je er geen zin in. En ‘dat komt wel’. Want hoe belangrijk administratie ook is, je krijgt er niet (direct) nieuwe klanten van! En de berg aan administratie groeit (gestaag) door.

Uitstelgedrag aanpakken komt aan op discipline en een stukje persoonlijkheid. De een ervaart vaker uitstelgedrag dan een ander. Of stopt het uitstellen juist sneller. Want hoewel uitstelgedrag niet altijd iets slechts is, kan het zeker wel drastische gevolgen hebben. Bijvoorbeeld dat je een belangrijke deadline niet haalt waardoor je een grote kans misloopt.

 

Oorzaken van uitstelgedrag

Uitstelgedrag is ook verbonden aan de psychologie. Dit komt omdat er verschillende oorzaken zijn voor uitstelgedrag, wat gelinkt is aan je persoonlijkheid en hoe je brein functioneert. Tony Crabbe geeft drie belangrijke redenen voor uitstelgedrag in zijn boek Nooit meer te druk:

Doorschuiven: Je doet eerst iets anders voordat je begint aan wat je eigenlijk moest doen. Je schuift het vooruit.
Inertie: Komt van het Engelse ‘inertia’: de weerstand van een fysiek object tegen elke verandering van zijn snelheid. Oftewel, in de context van uitstelgedrag: het is lastig om te beginnen met deze taak.
Matheid: Je bent futloos of loom; je bent niet in de stemming om te beginnen aan wat je moet doen.

 

Het effect van uitstelgedrag op jouw productiviteit

Hoewel uitstelgedrag vaak geen groot effect heeft op je bedrijf - ervan uitgaande dat je het niet te lang uitstelt natuurlijk - heeft het wel degelijk effect op jou als persoon. Op de lange termijn schemert dat zeker door naar je bedrijf.

Want hoe langer jij iets uitstelt en dus tegen iets op ziet, hoe minder lekker je in je vel zit. Je weet dat je iets moet doen wat je uitstelt, dus zullen je gevoelens ook een rol gaan spelen: schuldgevoel, een naar onderbuikgevoel en je verantwoordelijkheidsgevoel wat je probeert te duwen om de taak af te ronden. 

Dat gecombineerd zorgt ervoor dat jij niet lekker in je vel zit, waardoor je ook minder productief bent. Ook al ervaar je dit misschien niet eens: onderbewust speelt er toch een hoop. Elke keer dat je namelijk aan die ene taak denkt, word je uit je concentratie getrokken en afgeleid. 

Dat is een inbreuk op je time management-strategie als ondernemer. En tijd, daar heb je al zo weinig van. Des te belangrijker om je tijd zo efficiënt mogelijk in te delen

Bedenk voor jezelf in hoeverre uitstelgedrag voor jou een probleem is en hoe het effect heeft op je bedrijf. 

 

Uitstelgedrag te lijf gaan

Nu is ‘t wel genoeg met al het neerslachtige gedoe over uitstelgedrag. Want, nu je beseft dat je ook wel eens taken uitstelt en wat voor (mogelijke) effecten het heeft op je bedrijf is het tijd om uitstelgedrag aan te pakken! Daarom hebben we een lijstje met 5 tips opgesteld.

"Iedereen pakt uitstelgedrag op een andere manier aan: je moet vooral doen wat voor jou werkt. Maar, geef natuurlijk niet te snel op. Iedere verandering kost tijd."

#1: Hak de taak op in kleine stukjes
Gaat het veel tijd kosten? Of zitten er veel verschillende elementen in? Hak het dan op in kleine stukjes. Werk bijvoorbeeld een week lang iedere ochtend aan een hoofdstuk en focus je daarna weer op iets anders.

Met al die kleinere taakjes heb je ook nog eens iets om af te blijven strepen. Zo maak je voor je gevoel ook meer vooruitgang, waardoor je het sneller af hebt dan dat je door hebt! ;-)

 

#2: Zorg dat het altijd op je to-do lijstje blijft staan
Het liefst ‘vergeet’ je die vervelende taak natuurlijk. Dat snappen we. Maar, het moet wel gedaan worden! Des te langer je het uitstelt, des te verder je het wegstopt in je hoofd.

Maar, vergeten doe je het niet als het op je to-do lijstje staat! Je wordt misschien met de neus op de feiten gedrukt iedere keer dat je het leest, maar wellicht is dat precies wat je nodig hebt om het niet langer uit te stellen.

 

#3: Plan een vast moment om je taak uit te voeren
Je hebt er geen zin in, kijkt er tegenop of het neemt veel tijd in beslag. Allemaal legitieme redenen om het voor je uit te (willen) schuiven. Maar, wat nou als je voor jezelf een tijd afspreekt om met je taak te beginnen? 

Voordat je aan je dag begint kies je een tijdstip om je erop te storten. Zo split je de dag en kun je je ook focussen op dingen die je leuker of belangrijker vindt. 

Kies er bijvoorbeeld voor om van 11:00 tot lunchtijd aan je karwei te werken. Zo heb je een vast tijdsbestek en rond je af met een beloning: lunch! 

Je kunt er ook voor kiezen om het aan het einde van je dag te doen, bijvoorbeeld vanaf 15:00. Maar, houd hierbij wel in gedachten dat je concentratie aan het einde van de middag niet meer optimaal is. 

 

#4: Stel een deadline (ook als die er eigenlijk niet is)
Wij mensen hebben er een handje van om net zo lang mogelijk over iets te doen, als dat je er tijd voor hebt. Dus als je geen deadline hebt, strijk je een opdracht lang uit. Dit heet ook wel de wet van Parkinson

Oftewel: als je iets over een maand af moet hebben, zul je er een maand over doen. Zet je de deadline op volgende week maandag, dan zul je het voor die tijd ook halen. Er dan wel vanuit gaande dat je een realistische deadline stelt natuurlijk. ;-)

Met het stellen van een deadline ga je efficiënter om met je tijd en is uitstellen er niet meer bij. 

 

#5: Doe het als eerste op de dag
Wat nu, als je die ene taak of opdracht nu gewoon aan het begin van de dag doet? Om het maar direct achter de rug te hebben en er niet meer aan te denken. Het is klaar en je kunt je focussen op belangrijkere of leukere dingen.

Deze strategie tegen uitstellen is al helemaal handig als je er tegenop ziet. Zodra je het klaar hebt krijg je vaak energie en een gevoel van opluchting, wat weer een positief effect heeft op de rest van je werkdag!

 

Iedereen heeft last van uitstelgedrag. Om verschillende redenen en in verschillende mate. Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat het je bedrijfsvoering niet in de weg zit. Bijvoorbeeld doordat je zo lang iets voor je uit hebt geschoven, dat je nu een klant mist, of ervoor zorgt dat je je administratie niet voor elkaar hebt. Houd jezelf en je uitstelgedrag dus onder controle.

Hoe je uitstelgedrag te lijf gaat, hangt af van je persoonlijke voorkeuren. Maar, voor iedere baan geldt: er zijn altijd dingen die je niet leuk vindt, of waar je tegenop ziet. Hoe je ermee omgaat is aan jou. Of je er een deadline op zet, je taak direct aan het begin van de werkdag doet, of de taak in kleine stukjes hakt: pak jouw uitstelgedrag aan op jouw manier.

En lukt het niet direct? Geef dan niet op! Uitstelgedrag te lijf gaan vergt tijd en moeite, omdat je je manier van werken aanpast. En dat is nog niet zo simpel als het lijkt. 

Dus, welke strategie tegen uitstelgedrag ga jij als eerste uitproberen?