Tips van onze helpdesk: Beter bereikbaar met Bereik

Door Jeroen van Vierzen
Bereik |

Bij Bereik proberen we voor iedere ondernemer die we mogen verwelkomen altijd het maximale uit de dienst te halen. Of het nou gaat om een nieuw startende “eenpitter”, of om een startup met meerdere ondernemers die vanuit huis samenwerken; Bereik is flexibel genoeg om voor beide type klant een oplossing te bieden.

Tips van onze helpdesk: Beter bereikbaar met Bereik

Bij Bereik proberen we voor iedere ondernemer die we mogen verwelkomen altijd het maximale uit de dienst te halen. Of het nu gaat om een nieuw startende “eenpitter”, of om een startup met meerdere ondernemers die vanuit huis samenwerken; Bereik is flexibel genoeg om voor beide typen klant een oplossing te bieden.

Die flexibiliteit (en natuurlijk het gebruiksgemak) is de kracht van Bereik en de reden waarom we (met trots!) al duizenden ondernemers hebben mogen verwelkomen.

Door die flexibiliteit kan het echter wel eens voorkomen dat een ondernemer kiest voor een nét niet optimale instelling, zonder dat ze dit zelf door hebben. Onze medewerkers van de klantenservice hebben daarom een paar veelgemaakte fouten (en natuurlijk oplossingen) voor je op een rijtje gezet. Daarnaast geven we je gelijk een paar handige tips waarmee je je bereikbaarheid verder kunt optimaliseren.


Veelgemaakte fouten

Openingstijden per ongeluk op “altijd gesloten”

Wanneer je de openingstijdenmodule voor het eerst in gebruik wilt nemen, staan de openingstijden standaard op gesloten (00:00 t/m 00:00). Let er op dat je de openingstijden niet inschakelt tot je deze daadwerkelijk hebt aangevuld, anders loop je het risico onbereikbaar te zijn.

“Uitbellen werkt niet, ik krijg alleen een oproep binnen op mijn mobiel”

Dat klopt! Om het technisch mogelijk te maken om vanaf je mobiele telefoon uit te kunnen bellen met je vaste nummer, maken we gebruik van het “Callback” principe. Eigenlijk komt het er op neer dat ons telefoniesysteem naar je mobiele telefoon uitbelt, wanneer jij opneemt verbinden wij je door met het telefoonnummer wat je wilde bellen. Bij dat doorverbinden zorgen wij er dan voor dat het gebelde nummer je vaste telefoonnummer krijgt te zien, in plaats van je mobiele nummer.

“Ik krijg een bezet toon / voicemail als ik naar mijn Bereik nummer bel”

Bel je toevallig met hetzelfde mobiele toestel als die je in de doorschakeling van je Bereik nummer hebt ingesteld (en heb je geen wisselgesprekken aan staan)? Dan krijg je inderdaad een bezettoon. Logisch ook als je je bedenkt dat je eigenlijk vanaf je mobiele telefoon, naar je eigen mobiele nummer aan het bellen bent. Probeer het eens vanaf een ander telefoonnummer, of zet wisselgesprekken aan. Je zult dan zien dat het nummer dan gewoon bereikbaar is :-).

 

Tips & Tricks:

Uitbellen vanuit de webbrowser

Klanten van het eerste uur zullen zich misschien nog herinneren dat er op de “Nummers” pagina een module “Uitbellen” was te vinden. Sinds de komst van onze Android en iPhone app is deze module standaard verborgen, dit omdat de App een veel betere gebruikerservaring biedt dan het bellen vanuit de webbrowser.

Soms krijgen we echter van klanten wel eens te horen dat zij toch de voorkeur hebben voor de “oude” uitbellen module. Voor die klanten is er de mogelijkheid om onder het kopje “Voorkeuren” (in het menu Mijn Gegevens, rechts bovenin Mijn Bereik) het vinkje aan te zetten bij “Toon uitbellen widget op Nummers pagina”.

Je kunt dan weer ouderwets vanuit de webbrowser met je vaste nummer uitbellen!

Verbeterd doorschakelen

Om optimaal bereikbaar te zijn, adviseren we onze klanten om altijd een “Geen gehoor” optie te selecteren in de doorschakelen module. Standaard wordt de verbinding met de beller namelijk verbroken wanneer je niet opneemt, dat is niet zo klantvriendelijk.

Wij adviseren je dan ook om de klant tenminste via een geluidsopname te melden dat er momenteel niemand in staat is om de telefoon op te nemen. Het mooiste is natuurlijk als de klant ook nog de mogelijkheid heeft om een bericht achter te laten.

Maak gebruik van de (gratis) wachtrij

De wachtrij is een relatief nieuwe functie en is daarom nog niet bij alle klanten in gebruik. We merken daarom dat niet alle klanten goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden. Met een wachtrij kun je je bereikbaarheid echt verbeteren. Ben je soms niet in staat om direct op te nemen (bijvoorbeeld omdat je al een ander gesprek hebt), dan kun je er met een wachtrij voor zorgen dat de beller even blijft “hangen” tot je weer beschikbaar bent.

Je kunt er dan voor kiezen om de beller te voorzien van een wachtmuziekje (we hebben de beste voor je uitgekozen!) en eventueel een korte meldtekst afspelen (bijvoorbeeld “Op dit moment zijn alle medewerkers in gesprek, heb je nog 1 moment geduld?”).

Doorschakelen naar meerdere nummers (of naar een externe antwoordservice)

In de doorverbinden module kun je eenvoudig aangeven dat (wanneer je op je Bereik nummer gebeld wordt) de telefoon op meerdere (mobiele of externe) nummers over moet gaan. Dat is handig als je niet alleen werkt, maar bijvoorbeeld in een klein team. Je kunt er daarbij nog voor kiezen of deze allemaal tegelijkertijd over moeten gaan, of juist 1 voor 1.

Die laatste mogelijkheid kun je overigens ook perfect gebruiken als je werkt met een externe antwoordservice (een soort telefonische receptiedienst). Vul dan simpelweg het nummer van de antwoordservice als “laatst te bellen” nummer in.